Przydatne informacje

Czy z obiektywnych przyczyn potrzebujesz pracowników jedynie przez określony okres w roku, a może Twój stały pracownik będzie nieobecny przez jakiś czas i musisz do czasu jego powrotu powierzyć wykonywanie jego obowiązków komuś innemu, a może też zbliża się okres wyjątkowego spiętrzenia prac w Twojej firmie, których dotychczasowi pracownicy nie są w stanie wykonać w umówionym czasie i potrzebujesz dodatkowych rąk do pracy ? Jeżeli zdarzają się Tobie takie lub podobne sytuacje, to rozwiązaniem trudności kadrowych może okazać się t.zw. "praca tymczasowa".

Zapoznaj się z przedstawioną poradą, która wyjaśnia m.in. czym jest praca tymczasowa, jakie są jej zalety oraz co musisz zrobić, aby pracownik tymczasowy wykonywał pracę w Twojej firmie.

1. Czym jest praca tymczasowa i kiedy praca może być wykonywana w formie pracy tymczasowej?

To czym jest praca tymczasowa oraz jakie są zasady zatrudniania pracowników tymczasowych reguluje ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j.Dz.U.2019.poz. 1563). W zakresie nieuregulowanym odmiennie przepisami tej ustawy (dalej u.z.p.t.) do agencji pracy tymczasowej, pracownika tymczasowego i pracodawcy użytkownika stosuje się przepisy prawa pracy dotyczące odpowiednio pracodawcy i pracownika.

Żeby zrozumieć, czym jest praca tymczasowa należy najpierw zrozumieć układ podmiotowy z nią związany oraz rolę każdego z podmiotów. Trzeba tu, więc przede wszystkim przedstawić pojęcia stosowane dla regulacji takiej pracy.

I tak, agencja pracy tymczasowej to podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług pracy tymczasowej pracy tymczasowej, polegających na zatrudnianiu pracowników tymczasowych i kierowaniu tych pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy, użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Jest również działalnością regulowaną i wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia.

Pracodawca użytkownik to pracodawca lub podmiot niebędący pracodawcą w rozumieniu ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2019.1040 t.j. dalej: k.p.) wyznaczający pracownikowi skierowanemu przez agencję pracy tymczasowej zadania i kontrolujący ich wykonanie (art. 2 pkt 1 u.z.p.t.).

Pracownik tymczasowy to pracownik zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej wyłącznie w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika (art.2 pkt 2 u.z.p.t.).

Praca tymczasowa została zdefiniowana wprost w art.2 pkt 3 u.z.p.t. i charakteryzuje się m.in. ściśle określonym charakterem możliwych do wykonywania w jej ramach zadań i wskazanym w ustawie czasem wykonywania pracy na rzecz danego pracodawcy użytkownika. Pracą tymczasową będzie wykonywanie przez pracownika tymczasowego wyłącznie zadań:

  a. przez okres nie dłuższy niż wskazany w ustawie

Przepis art. 26 ust.1 u.z.p.t., stanowi, że w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy agencja pracy tymczasowej zatrudniająca pracownika tymczasowego może skierować tego samego pracownika do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy.

Jeżeli jednak pracownik tymczasowy wykonuje w sposób ciągły, na rzecz danego pracodawcy użytkownika, pracę tymczasową obejmującą zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez tego pracodawcę użytkownika, okres wykonywania pracy tymczasowej nie może przekroczyć 36 miesięcy. Po takim okresie wykonywania pracy tymczasowej, pracownik tymczasowy może być ponownie skierowany do wykonywania pracy tymczasowej u tego pracodawcy użytkownika nie wcześniej niż po upływie 36 miesięcy.

  b. o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym, lub

Co należy rozumieć przez przywołane wyżej pojęcia rozważał Sąd Apelacyjny w Białymstoku, III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 20 maja 2014 r., sygn. akt III AUa 146/14, który stwierdził, że praca o charakterze sezonowym, doraźnym, czy też okresowym, odnosi się do zatrudnienia związanego z krótkotrwałym zapotrzebowaniem na pracę. Sąd wskazał w uzasadnieniu, iż „Interpretacja zwrotu „sezonowy” (zgodnie z nowym Słownikiem Języka Polskiego W. PWN 2002 r.) oznacza „właściwy jakiemuś sezonowi”, pracy w sezonie. Z kolei zwrot „doraźny” oznacza w kontekście pracy zatrudnienie dorywcze, niesystematyczne, czy też nieregularne. Dotyczy zatem wykonywania pracy w związku z nieprzewidzianymi okolicznościami, powstałymi nagle.

c. których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe, lub

d. których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika.

Na to, kiedy omawiany sposób świadczenia pracy może okazać się dla Ciebie przydatny wskazują zadania jakie może wykonywać pracownik tymczasowy. Jeżeli zatem prowadzisz np. sezonową działalność polegającą na przetwórstwie owoców z własnego sadu i potrzebujesz pracowników do zbioru owoców tylko przez określoną część roku albo też Twój stały pracownik będzie nieobecny przez dłuższy czas, a Ty potrzebujesz kogoś kto bez zbędnej zwłoki przejmie jego obowiązki, a nie masz czasu sam przeprowadzać rekrutacji, to możesz skorzystać z pośrednictwa agencji pracy tymczasowej, a powierzenie zastępstwa racownikowi tymczasowemu może okazać się rozwiązaniem, którego szukasz (patrz też: pkt 2, niżej).

Pracownik tymczasowy to zatem pracownik zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej wyłącznie w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. Jeżeli skorzystasz z usług agencji pracy tymczasowej i skieruje ona do Ciebie pracownika tymczasowego do wykonywania pracy, to wówczas nabędziesz status pracodawcy użytkownika (art.2 pkt 2 u.z.p.t). Wedle definicji legalnej zawartej w art.2 pkt 1 u.z.t.p. pracodawca użytkownik to pracodawca lub podmiot niebędący pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy wyznaczający pracownikowi skierowanemu przez agencję pracy tymczasowej zadania i kontrolujący ich wykonanie.

2. Dlaczego świadczenie pracy przez pracownika tymczasowego może być dla Ciebie korzystne?

Skorzystanie z modelu pracy tymczasowej, ze względu na specyficzny układ podmiotowy osób zainteresowanych: świadczeniem, odbiorem pracy i pośrednictwem pomiędzy odbiorcą a świadczącym, skutkuje rozłożeniem zadań i obowiązków związanych ze stosunkiem pracy pomiędzy agencję pracy tymczasowej, a pracodawcę użytkownika. W wyniku wyposażenia agencji pracy tymczasowej w część zadań i obowiązków, pracodawca użytkownik zostaje odciążony. Otóż, pracodawca użytkownik np.:

• nie zawiera i nie jest stroną umów, będących podstawą zatrudnienia bezpośrednio z pracownikiem tymczasowym (umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej), gdyż umowy te zawiera z pracownikiem tymczasowym agencja. Jest to duże ułatwienie, w szczególności w przypadku bardzo krótkich okresów zatrudnienia i dużej rotacji pracowników.
• nie musi samodzielnie przeprowadzać procesów rekrutacyjnych ani angażować do tego swoich pracowników, w szczególności ogłaszać o możliwości podjęcia pracy, wybierać kandydatów na podstawie przesłanych CV, przeprowadzać rozmów kwalifikacyjnych itd. Agencje pracy tymczasowej dysponują rozbudowanymi bazami pracowników, prowadzą rekrutację i mają na celu zapewnić, aby kwalifikacje pracownika odpowiadały wymaganiom na danym stanowisku.
• nie musi gromadzić i przechowywać dokumentacji pracowniczej,
• nie wydawaje świadectw pracy,

To agencja pracy tymczasowej wydaje pracownikowi tymczasowemu świadectwo pracy dotyczące łącznego zakończonego okresu zatrudnienia w tej agencji, objętego kolejnymi umowami o pracę, nawiązanymi w okresie jednak nie dłuższym niż 12 kolejnych miesięcy. Zgodnie z art. 18b ust. 1 u.z.t.p. pracownik tymczasowy może w każdym czasie żądać wydania przez agencję pracy tymczasowej świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.

• nie musi odprowadzać jako płatnik za takiego pracownika składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy,
• ma większą pewność naprawienia szkody w przypadku jej wyrządzenia przez pracownika tymczasowego, gdyż to agencja pracy tymczasowej jest obowiązana do naprawienia szkody wyrządzonej pracodawcy użytkownikowi przez pracownika tymczasowego przy wykonywaniu pracy tymczasowej - na zasadach i w granicach obowiązujących pracownika zgodnie z przepisami o odpowiedzialności materialnej pracowników. Agencja pracy tymczasowej ma prawo dochodzenia od pracownika tymczasowego zwrotu równowartości odszkodowania, które zostało wypłacone pracodawcy użytkownikowi.
• możliwość swobodniejszego zakończenia korzystania ze świadczenia pracy przez pracownika tymczasowego niż w przypadku „tradycyjnego” stosunku pracy łączącego pracodawcę i pracownika.

Możesz zrezygnować z wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego nawet przed upływem uzgodnionego z agencją okresu jego pracy. Nie musisz przy tym wskazywać na przyczyny jakie tobą kierowały. Rezygnując z wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego powinieneś powiadomić agencję pracy tymczasowej na piśmie o przewidywanym terminie zakończenia wykonywania pracy tymczasowej, w miarę możliwości z wyprzedzeniem uwzględniającym obowiązujący strony umowy o pracę okres wypowiedzenia tej umowy.

3. Jakie będą Twoje obowiązki jako pracodawcy użytkownika?

Jak wskazano w pkt 2 pracodawca użytkownik nie jest obciążony szeregiem obowiązków, które zwykle spoczywają na pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że jest w ogóle zwolniony od obowiązków i zadań względem pracownika tymczasowego.

Należy przypomnieć i podkreślić, że pracodawcą pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 3 k.p. jest wyłącznie agencja pracy tymczasowej, a nie pracodawca użytkownik. Pracodawca użytkownik wykonuje obowiązki i korzysta jednak z praw przysługujących pracodawcy, w zakresie niezbędnym do organizowania pracy z udziałem pracownika tymczasowego. I tak, pracodawca użytkownik:

- jest obowiązany zapewnić pracownikowi tymczasowemu bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej;

Pamiętaj, że

• prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników;
• nie może stosować do pracownika tymczasowego przepisu art. 42 § 4 k.p., który stanowi, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika, ani też powierzać mu wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu.

Agencja i pracodawca użytkownik mogą ustalić przejęcie przez pracodawcę użytkownika niektórych zdań i obowiązków pracodawcy (patrz: pkt 4,krok 2).

Pamiętaj też, że pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez Ciebie na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. W zakresie dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych organizowanego przez pracodawcę użytkownika zasada równego traktowania nie dotyczy pracownika tymczasowego wykonującego pracę na rzecz tego pracodawcy użytkownika krócej niż 6 tygodni.

Musisz także zawsze poinformować pracowników tymczasowych, w sposób przyjęty u Ciebie w zakładzie pracy o wolnych stanowiskach pracy, na których zamierzasz zatrudnić nowych pracowników. Pracownicy tymczasowi mogą zostać bowiem zatrudnieni przez Ciebie bez przeszkód po zakończeniu świadczenia pracy tymczasowej. Warto w tym miejscu podkreślić, że ustalenie między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem warunku niezatrudnienia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika po zakończeniu wykonywania pracy tymczasowej jest z mocy prawa nieważne (art.12 u.z.p.t.).

W związku z rozkładem zadań, obowiązków i odpowiedzialności między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem warto zwrócić uwagę na wyrok Sąd Najwyższego z dnia 10 kwietnia 2014 r., sygn. akt I PK 243/13,w którym to wyroku Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca użytkownik na zasadach ogólnych ponosi ryzyko powstania po stronie pracownika szkód spowodowanych przebiegiem procesu pracy, w tym np. szkód spowodowanych ruchem przedsiębiorstwa (art. 435 k.c.). Pracodawca użytkownik jest biernie legitymowany (zatem może być pozwanym – podkr. wł.) w sporze sądowym, w którym pracownik tymczasowy, który doznał uszkodzenia ciała lub rozstroju zdrowia, dochodzi roszczeń odszkodowawczych uzupełniających świadczenia z tytułu wypadku przy wykonywaniu pracy tymczasowej, oparte na zasadach odpowiedzialności deliktowej (art. 444 i 445 k.c.).

Nie zapomnij także o obowiązkach informacyjnych wobec organizacji związkowych. Musisz poinformować bowiem organizację związkową reprezentatywną w rozumieniu art. 241^25a k.p. o zamiarze powierzenia wykonywania pracy tymczasowej pracownikowi agencji pracy tymczasowej. Jednakże pracodawca użytkownik, który zamierza powierzyć pracownikowi agencji pracy tymczasowej wykonywanie pracy przez okres dłuższy niż 6 miesięcy, jest obowiązany podjąć działania zmierzające do uzgodnienia tego zamierzenia z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi.

4. Procedura zatrudniania pracownika tymczasowego

Jeżeli po zapoznaniu się z definicją pracy tymczasowej i zasadami świadczenia pracy tymczasowej doszedłeś do wniosku, że skorzystanie z tej formy świadczenia pracy odpowiada Twoim potrzebom, to teraz sprawdź, jakie są podstawowe etapy procedury zmierzającej do powierzenia pracy tymczasowej osobie zatrudnianej przez agencję pracy tymczasowej.

Krok 1 – znalezienie agencji pracy tymczasowej, z którą chcesz nawiązać współpracę

W pierwszej kolejności powinieneś rozeznać się w ofercie różnych agencji pracy tymczasowej, co do zakresu oferowanych przez nie usług oraz pobieranych prowizji. Większość agencji pracy tymczasowej udostępnia zakres oferowanych usług na swoich stronach internetowych, zatem dostęp do nich nie powinien nastręczać trudności.

Krok 2 – zawarcie umowy pracodawcy użytkownika z agencją pracy tymczasowej i uzgodnienie warunków zatrudnienia pracownika tymczasowego

Jeżeli wiesz już z jakimi agencjami lub agencją pracy tymczasowej chcesz współpracować skontaktuj się z jej przedstawicielem. Po wynegocjowaniu zakresu usług z jakich będziesz korzystał oraz wynagrodzenia dla agencji pracy tymczasowej powinieneś podpisać z agencją pracy tymczasowej umowę zawierającą warunki Waszej współpracy. Musisz uzgodnić z agencją pracy tymczasowej nie tylko zasady dotyczące bezpośrednio wzajemnej współpracy, ale przede wszystkim warunki wykonywania pracy przez osobę, którą „deleguje” do Ciebie agencja pracy tymczasowej. Zgodnie z art. 9 ust. 1 u.z.p.t. pracodawca użytkownik uzgadnia z agencją na piśmie:

• rodzaj pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu,
• wymagania kwalifikacyjne konieczne do wykonywania pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu,
• przewidywany okres wykonywania pracy tymczasowej,
• wymiar czasu pracy pracownika tymczasowego,
• miejsce wykonywania pracy tymczasowej.

Ponadto, jako pracodawca użytkownik musisz poinformować agencję na piśmie o:

• wynagrodzeniu za pracę, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu, określonym w przepisach o wynagrodzeniu obowiązujących u pracodawcy użytkownika,
• warunkach wykonywania pracy tymczasowej w zakresie dotyczącym BHP.

Jeszcze przed zawarciem umowy z pracownikiem tymczasowym przez agencję musicie pisemnie uzgodnić także:

• zakres informacji dotyczących przebiegu pracy tymczasowej, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia za pracę pracownika tymczasowego, oraz sposób i termin przekazywania tych informacji agencji pracy tymczasowej w celu prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę tego pracownika;
• zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązków pracodawcy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy innych niż obowiązek dostarczania odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, zapewnienia napojów i posiłków profilaktycznych, przeprowadzania szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego oraz informowania o tym ryzyku;
• zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązku pracodawcy dotyczącego wypłacania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Prawa i obowiązki pracodawcy użytkownika i agencji pracy tymczasowej w zakresie nieuregulowanym w ustawie powinna zawsze w pełnym zakresie zawierać zawarta między nimi umowa.

Krok 3 –zawarcie umowy przez agencję pracy tymczasowej z pracownikiem tymczasowym

Po uzgodnieniu warunków wykonywania pracy oraz kwestii z tym związanych agencja pracy tymczasowej i pracownik tymczasowy zawierają umowę będącą podstawą świadczenia pracy przez pracownika tymczasowego. Umową taką może być umową o pracę na czas określony lub umową cywilnoprawną. O tym, jaka powinna to być umowa decyduje zakres i charakter powierzonych pracownikowi obowiązków. Jeżeli pracownik tymczasowy miałby wykonywać swoje zadania tak samo, jak w stosunku pracy, to wówczas należy zawrzeć umowę o pracę, a nie umowę cywilnoprawną.

Zgodnie z art. 26 ust. 2 u.z.p.t. do osób skierowanych do pracy tymczasowej na podstawie umowy prawa cywilnego stosuje się odpowiednio przepisy art. 8, 9 ust. 1 i art. 23, a więc dotyczące odpowiednio: czynności, których powierzenia pracownikowi tymczasowemu ustawodawca zakazu, wymaganego zakresu przedmiotowego uzgodnień pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem oraz obowiązku informowania organizacji związkowych o zamiarze skorzystania z formy pracy tymczasowej.

Natomiast w przypadku, gdy odpowiednią formą zatrudnienia jest umowa o pracę, to agencja pracy tymczasowej zatrudnia pracowników tymczasowych na podstawie umowy o pracę na czas określony. Pamiętaj, że limitów dotyczących umów na czas określony, o których mowa w w art.25¹ k.p. nie stosuje się do umów na czas określony zawartych właśnie przez agencje pracy tymczasowej (art. 21 u.z.p.t.)

W umowie o pracę zawartej między agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym powinno znaleźć się określenie:

• stron umowy
• daty zawarcia umowy,
• pracodawcy użytkownika
• ustalonego okres wykonywania na rzecz pracodawcy użytkownika pracy tymczasowej
• warunki zatrudnienia pracownika tymczasowego w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika, w szczególności:
• rodzaj pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu,

- wymiar czasu pracy pracownika tymczasowego,

- miejsce wykonywania pracy tymczasowej.

• wynagrodzenie za pracę, termin i sposób wypłacania tego wynagrodzenia przez agencję pracy tymczasowej.

W umowie mogą znaleźć się także postanowienia przewidujące możliwość wcześniejszego rozwiązania tej umowy przez każdą ze stron, przy dość krótkich terminach wypowiedzenia tj.:

• za trzydniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni;
• za jednotygodniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie.

Do umowy o pracę zawartej z pracownikiem tymczasowym nie stosuje się art. 177 § 3 k.p., a więc dotyczących ochrony przed wypowiedzeniem w okresie ciąży.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, agencja pracy tymczasowej potwierdza pracownikowi tymczasowemu w formie pisemnej warunki zawartej umowy o pracę, nie później niż w drugim dniu wykonywania pracy tymczasowej.